Archiwum zakładowe Miejskiej Galerii Sztuki w Łodzi mieści się na zapleczu Galerii Re:Medium przy ulicy Piotrkowskiej 113. W skład jego zasobu wchodzą zespoły odpowiadające okresom, w których instytucja w wyniku przekształceń organizacyjnych nosiła różne nazwy:

• Biuro Wystaw Artystycznych w Łodzi (zakres chronologiczny: 1945-1992)
• Państwowa Galeria Sztuki w Łodzi (1992-1997)
• Miejska Galeria Sztuki w Łodzi (od 1997)

Większość materiałów z zespołu Biuro Wystaw Artystycznych w Łodzi została przekazana do Archiwum Państwowego w Łodzi. Pozostały jedynie niektóre: w części nie podlegające przechowywaniu wieczystemu (jak dokumentacja płacowa), lub podlegające mu, lecz niezbędne do bieżących działań (jak dokumentacja techniczna zabytkowych budynków użytkowanych przez Galerię). Do tej pory nie przekazano do Archiwum Państwowego materiałów z pozostałych dwu zespołów własnych. W ich skład poza dokumentacją typową (klasy od 0 do 3 wykazu akt), wchodzą materiały dokumentujące działalność podstawową instytucji, zwłaszcza wystawienniczą (w tym teczki wystaw), w mniejszym stopniu gromadzenie zbiorów (w tym wypadku większość dokumentacji jest użytkowana na bieżąco i przechowywana na stanowisku Głównego Inwentaryzatora). Poza podziałem na zespoły pozostają zbiory własne:

• Zbiór fotografii - w którego skład wchodzą przede wszystkim reprodukcje prac wykonane w związku z przygotowywaniem katalogów wystaw, w mniejszym stopniu zdjęcia pracowników, ekspozycji, budynków i artystów;
• Zbiór kaset VHS - liczący kilkanaście kaset wideo, głównie z nagraniami wernisaży wystaw z lat 1986-2004;
• Zbiór medali Małych Form Grafiki - archiwalnych egzemplarzy odznaczeń przyznawanych w ramach biennale, potem triennale Małych Form Grafiki.

Poza dokumentacją własną archiwum zakładowe przechowuje zdeponowany zespół pod nazwą Towarzystwo Przyjaciół Sztuk Pięknych w Łodzi. Instytucja jest też otwarta na przyjmowanie spuścizn stanowiących dokumentację działalności artystów związanych z Łodzią. Do tej pory pozyskano jedynie niewielką Spuściznę Danuty Muszyńskiej-Zamorskiej.

Z materiałów wyżej wymienionych (poza zbiorem kaset VHS, ze względu na brak możliwości technicznych w archiwum) mogą korzystać osoby z zewnątrz, prowadzące badania dotyczące wystawiennictwa w oddziałach Galerii, bądź artystów, którzy prezentowali na nich swoje prace. Aby otrzymać wgląd w akta konieczne jest wystąpienie o zgodę Dyrektora Miejskiej Galerii Sztuki i wcześniejsze umówienie wizyty. Archiwum zakładowe przechowuje dokumentację osobową (od 1962 roku) i płacową (od 1963 roku) swoich byłych i aktualnych pracowników, nie udziela jednak informacji na ich podstawie osobom z zewnątrz. W wypadku potrzeby uzyskania informacji do celów emerytalnych lub rentowych należy zwrócić się do Działu Finansowo-Księgowego lub osoby zajmującej Samodzielne Stanowisko Do Spraw Zatrudnienia.